La Fédération vous apporte des informations pratiques dans la perspective de la campagne de recueil des données d'activité, effectifs et sociétariat.
Objet : préparation des enquêtes Harmonia 2020
Madame la Directrice Générale, Monsieur le Directeur général,
Comme chaque année, la Fédération met en place les enquêtes nécessaires au suivi de l’activité des coopératives d’Hlm pour l’exercice 2020.
Ces données nous permettent de rendre compte de manière pertinente et précise des actions conduites par les Coop’HLM sur leurs territoires et ainsi d’appuyer nos missions de représentation et de valorisation auprès des pouvoirs publics et de nos partenaires. Elles vous sont également restituées de manière consolidée, notamment lors de notre assemblée générale.
Nous le savons, cette campagne représente un travail important pour vos équipes. Aussi, vous trouverez ci-après quelques informations destinées à vous aider à vous préparer au mieux.
1. Le contenu des enquêtes
Trois enquêtes sont à renseigner sur votre activité, votre actionnariat et vos effectifs.
La Fédération s’attache d’une année sur l’autre à ne faire évoluer que de façon marginale les données recueillies. Ainsi, pour 2020, compte tenu du contexte sanitaire, l’enquête « Effectifs » explorera quelques items nouveaux pris pour adapter votre organisation et ses éventuels impacts. Nous vous rappelons qu’en complément de votre saisie en ligne, votre enquête Effectifs doit s’accompagner de la transmission des éléments de salaires. En 2020, ce fichier évolue sensiblement. Vous recevrez donc très prochainement un nouveau fichier Excel « Salariés » que nous vous invitons à retourner actualisé soit par mail à awa [dot] traore [at] hlm [dot] coop soit en pièce jointe dans l’espace d’échange de la plateforme Harmonia.
L’enquête « Activité », quant à elle, s’est enrichie d’éléments relatifs à l’occupation du parc social (sur la base de votre enquête OPS 2018), et distingue désormais clairement l’activité d’accession sociale portée en directe de celle réalisée par le biais de SCCV ou SCI (que vous en soyez ou non gestionnaire, et quel que soit votre niveau de participation).
Pensez-y : La SGAHlm peut vous aider !
Spécifiquement sur les données relatives à votre activité d’accession sociale en groupé, nous vous rappelons que la SGAHLM est une source d’information essentielle. N’hésitez pas à vous rapprocher de vos collègues en charge de ce reporting trimestriel ; il dispose d’un document intitulé « Synthèse_Aide aux enquêtes » qui consolidera au 31 décembre 2020 les informations demandées dans l’enquête « Activité » (à la condition d’avoir saisi le reporting du 4ème trimestre 2020).
Pour votre bonne information, et permettre à chacun d’anticiper la consolidation des données, vous trouverez en annexe la trame de chacune des 3 enquêtes telle qu’elles seront à renseigner sur Harmonia. Les suppressions (en rouge) et modifications/nouveautés (en vert) y sont visuellement mises en avant.
2. L’accès à la plateforme Harmonia
Comme chaque année, les trois enquêtes seront à saisir par l’intermédiaire de la plateforme Harmonia à compter du 21 décembre, accessible à l’adresse suivante : http://harmonia.hlm.coop.
Au sein de votre coopérative d’Hlm, une personne a été identifiée comme étant administrateur. Seule cette personne peut créer, modifier et le cas échéant supprimer les profils. Le code d’accès de l’administrateur est par défaut le suivant :
- Identifiant : AD_numéro Siret (9 chiffres)
- Mot de passe : sauf modification de votre part, il s’agit du mot de passe utilisé chaque année pour la saisie des DIS.
Vérifier les comptes et contacts pour être prêt le jour J !
Dès maintenant, et avant l’ouverture de la plateforme Harmonia, assurez-vous du fonctionnement de votre accès « administrateur ». Vérifiez que chaque collaborateur amené à renseigner les enquêtes dispose bien d’un profil. Enfin, pensez à supprimer les comptes des collaborateurs qui ne sont plus concernés par cette mission de reporting.
En cas de difficultés d’accès à la plateforme, la hotline Harmonia/Capgemini est à votre disposition au 01 47 54 54 77. Vous pouvez également contacter les équipes de la Fédération pour une aide de 1er niveau.
3. Le calendrier de saisie des données sur la plateforme Harmonia
La plateforme Harmonia sera accessible dès la fin du mois de décembre. Il vous est demandé de saisir vos données impérativement avant le lundi 1er février 2021. Nous comptons sur votre ponctualité. Nous vous rappelons que pour être visible par la Fédération, vos enquêtes doivent impérativement être passées en étape « 4_Fiabilisation ».
Toutes les Coop’Hlm sont concernées par ces enquêtes, sans exception
Quelle que soit la nature et le volume d’activité, quelle que soit la convention collective du personnel que vous appliquez, vous devez impérativement renseigner les 3 enquêtes Activité, Actionnariat et Effectif (y compris le fichier Excel). Il s’agit d’ailleurs d’une obligation résultante de votre adhésion à la Fédération, ainsi que stipulé dans l’article 1.2 du règlement intérieur de la Fédération et dans l’article 5 des statuts.
Ces enquêtes sont importantes pour valoriser l’action des coopératives d’Hlm au niveau national, plus encore dans le contexte économique et politique que nous connaissons Le respect du délai pour la transmission des données est essentiel pour nous permettre de fiabiliser l'ensemble des données de toutes les coopératives Hlm et de travailler sereinement à la préparation des documents de synthèse annuelle.
À titre d’information, lors de la campagne 2019, seules 40% des Coop’Hlm avaient validé leurs 3 enquêtes dans les délais impartis, et le retard moyen de validation d’une enquête est de 13 jours. À la fin de la campagne, ce sont 2199 jours de retard cumulés qui ont été enregistrés, toutes Coop’Hlm confondues. Nous ne doutons pas que cette performance collective doit pouvoir être sensiblement améliorée pour la campagne 2020 !
4. Vos interlocuteurs à la Fédération
Nous savons que le début de l’année est souvent chargé pour les coopératives d’Hlm. Soyez assurés, qu’au sein de la Fédération, vos interlocuteurs se mobilisent pour vous accompagner au mieux. N’hésitez pas à les solliciter à la moindre difficulté :
- Enquêtes Activité et Actionnariat : Florence Caumes 01 40 75 68 62 et Cécile Simon 01 40 75 68 82
- Enquête Effectifs et Salaires : Awa Traoré 01 40 75 79 44
- Questions techniques relatives à l’accès à la plateforme : Annick Dodin 01 40 75 68 59
Toutes ces informations ainsi que les guides de saisie sur Harmonia sont disponibles sur notre site internet.
L’équipe de la Fédération est à votre disposition et compte sur vous pour que cette campagne d’enquête se passe pour tous dans les meilleures conditions.
Vous remerciant pour votre mobilisation et restant à votre disposition,
Je vous prie d’agréer, Madame la Directrice Générale, Monsieur le Directeur Général, l’expression de mes sentiments les meilleurs.
Vincent Lourier
Directeur
